Przekazujesz pojazd służbowy? Czy wiesz, że dzięki przekazaniu pojazdu możesz zaoszczędzić dużo pracy, a niektóre Twoje codzienne zadania mogą zniknąć z Twojego dnia pracy? Brzmi zbyt różowo, zobaczmy? Poniżej 7 nietypowych porad na przekazanie pojazdu służbowego, które dla Ciebie przygotowałem w ramach Poradnika Administratora Floty.
1. Nie spiesz się podczas przekazania.
Stwórz dojrzały standard przekazania floty i nie spiesz się. Odpowiedz sobie na pytanie, czy dostajesz telefony od użytkowników z poniższymi sprawami:
- nie działa mi zestaw z telefonem,
- jak się wrzuca wsteczny bieg,
- nie odpala,
- nie hamuje! Szoruje podczas hamowania,
- zatrzymała mnie policja i nie mam ważnej gaśnicy.
Myślę, że tak. Zastanów się, z czym wracają do Ciebie użytkownicy. Z jakimi problemami z obsługi pojazdu spotykasz się najczęściej. Dodaj te elementy do standardu przekazania pojazdu i zobaczysz różnice.
Porada:
Dopisuj, weryfikuj i aktualizuj listę najczęstszych problemów. Następnie wybierz z listy punkty, które możesz wdrożyć do standardu przekazania pojazdu.
2. Każdemu poświęć tyle czasu, ile na to potrzebuje.
Każdy z nas jest inny. Jedni już 3 razy poruszali się pojazdem danej marki dla innych to nowość. Potrzebujesz wykazać się cierpliwością i zrozumieniem. Jedna osoba będzie miała mnóstwo pytań, a inna będzie przytakiwać.
- Zanim odpowiesz na pytanie, zadaj pytanie kontrolne.
- Odpowiedz na pytanie, dalej uzyskaj potwierdzenie “czy o to chodziło?”.
Nie zawsze użytkownicy zadają właściwe pytanie i może się przydarzyć, że przepuścisz je przez swój filtr. Niestety odpowiedź może nie być trafiona.
Przykład: Gdzie się steruję światłami?
Scenariusz A: Tutaj z lewej strony.
Scenariusz B: A dlaczego pytasz? >> Bo często parkuję na niedoświetlonej ulicy. >> Tutaj z lewej strony jest pokrętło sterowania. W tej pozycji włączasz światła pozycyjne z lewej strony, a w tej światła z prawej strony.
Scenariusz C: Czemu pytasz? >> Bo jak się włącza światłą dzienne? >> Tutaj z lewej strony jest pokrętło sterowania. W tej pozycji jest tryb Auto…
Porada:
Nie ma głupich pytań, ale warto się dopytać. Mam w tym doświadczenie i po pierwsze buduje to Twoją opinie jako osoby wspierającej i otwartej. Z drugiej strony dowiesz się wielu ciekawych historii.
3. Zawsze do południa.
To taka porada z własnego doświadczenia. Często przekazanie pojazdu było planowane na koniec pierwszego dnia pracy. Mimo agendy i ustalonej godziny na 16:00 osoby się spóźniały, bo wcześniej albo się przedłużyło, albo ktoś się spóźnił. W najlepszym przypadku przekazanie zaczynało się o 16:30, ale zazwyczaj minimum godzina opóźnienia była standardem. Z jednej strony to powodowało zdenerwowanie z mojej strony. Z drugiej pospiech, od strony nowego użytkownika pojazdu. Nie wpływało to dobrze na atmosfere, jak i sposób przekazania.
Porada:
Masz nad tym kontrole i sprawczość w rękach. Porozmawiaj z osobą ustalającą grafik, by przekazanie pojazdu było rano najpóźniej do południa. Niech inni się martwią, zadbaj o siebie i swój czas.
4. Przejedźmy się przekazanym pojazdem służbowym.
Do końca parkingu, zawróćmy i zaparkujmy TYŁEM w tym samym miejscu. Niby proste ćwiczenie, ale nie uwierzysz, ile osób będzie miało z tym wyzwanie. Prosty i praktyczny na sprawdzenie umiejętności. Z drugiej strony od razu wyłapiesz osoby, które z tym zadaniem sobie nie poradzą.
Porada:
Myślisz sobie, ale po co to. Przecież ma prawo jazdy. Po pierwsze jak znajdziesz się w sytuacji, gdy osoba nie będzie mogła nawet ruszyć, poinformuj kadry i przełożonego osoby. Po drugie zapisuj ocenę umiejętności. Zobaczysz, jak Twoja ocena przełoży się na szkodowość i serwisowanie pojazdu.
5. Reset systemu i podłączenie komórki.
Masz już listę kontrolną przekazania, to świetnie. Czy widnieje na niej przywrócenie ustawień fabrycznych systemu w pojeździe? Tak, Systemu — większość nowych pojazdów posiada już System. W systemie znajdziesz kilkadziesiąt ustawień, przywrócenie ustawień fabrycznych przestawi je w optymalny przygotowany przez producenta tryb.
Drugą pozycją jest podłączenie telefonu komórkowego użytkownika. Po pierwsze zadbasz o bezpieczeństwo, po drugie unikniesz telefonów ze zdalnym podłączeniem do zestawu.
Porada:
Ustawienia fabryczne pozwalają uniknąć problemów z funkcjami pojazdu i na dłuższą metę zaoszczędzić Ci telefonów z problemami. Z drugiej strony przypilnowanie podłączenia telefonu do zestawu pozwoli Ci uniknąć tłumaczeń jak podłączyć telefon do zestawu, gdy się przez niego rozmawia.
6. Nadchodzące wydarzenia.
Skoro jesteśmy przy systemach, dobrze jest przygotować świeżego użytkownika pojazdu, do tego, co się wydarzy. Co mówi komputer albo Twój kalendarz sezonowych wydarzeń to dobre praktyki przy przekazaniu pojazdu służbowego.
Porada:
Sprawdź w systemie pojazdu czy za chwile nie wyskoczy wymóg serwisowania. W dowodzie rejestracyjnym czy badanie techniczne nie kończy się za miesiąc. Może w Twoim Kalendarzu za chwile nie rozpocznie się sezonowa wymiana opon. Sprawdź i uprzedź o tym użytkownika pojazdu.
7. Miejsce na dokumenty do procesowania
Czy zdarzyło Ci się zapodziać protokół, ewidencję lub pismo z urzędu? Nie można było się tym zając od razu i przepadło. Połóż w dogodnym miejscu skrzynkę na dokumenty przychodzące.
Porada:
Skrzynka przychodząca, taki INBOX, na dokumenty przychodzące pozwoli Ci zorganizować dokumenty do procesowania. Nie mniej, skrzynka nie pomoże, jeżeli na koniec dnia nie zarezerwujesz sobie odpowiednią ilość czasu na jej oczyszczenie. Czyli procesowanie dokumentów i zostawienie jej gotowej na nowy dzień.
Podsumowanie
Od dawna uważam przekazanie pojazdu służbowego za najważniejszy element administracji floty. Dobrze przeprowadzone przekazanie, to budowanie relacji, zaufania i profesjonalizmu Twojej osoby. Do tego dochodzi efekt uboczny, czyli mniej problemów, bardziej zadowoleni użytkownicy i od razu pracuje się lepiej. Jeżeli czujesz, że przekazanie pojazd u nie jest idealne, doszlifuj je. Testuj i sprawdzaj, co przynosi dalszy efekt. Eliminuj punkty, które nic nie wnoszą. Z innej strony dbaj o swój czas, nie przekraczaj 15 min na użytkownika. Powodzenia.
