Potocznie nazywani jesteśmy „Flotowcem”, ale nie zależnie czy stanowisko w firmie to Administrator Floty, czy Kierownik Floty i tak się już utarło. Z zewnątrz może się wydawać, że to jedno stanowisko. Czym się różni zakres obowiązków dla obu stanowisk? Przeglądając ogłoszenia o prace, mam wrażenie, że granice już się zatarły. Administrator czy Kierownik Floty mają podobne zakresy obowiązków. Idąc po rankingach wynagrodzeń, widełki są podobne. Czy też masz odczucie, że tak jest? Czy to oznacza, że wynagrodzenia i zakres obowiązków są na podobnym poziomie? To co w takim razie wyróżnia te dwa stanowiska? Zobaczmy.
Posumuje Ci poniżej przegląd ogłoszeń, rankingi wynagrodzeń i przedstawie moje subiektywne spojrzenie na temat. Nie mniej sprawdź swój zakres obowiązków. Zweryfikuj go z rzeczywistością, czyli z zadaniami realizowanymi na co dzień. Porównaj je z poniższymi spostrzeżeniami.
Na początek przegląd ogłoszeń o prace i zakresu obowiązków.
Zrobiłem przegląd zakresu obowiązków 10 ogłoszeń na administratora floty i 10 ogłoszeń na kierownika floty. To, co zobaczyłem czy mnie zaskoczyło? Nie. Mimo że nie zaglądałem na portale pracownicze od dawna. Zakres obowiązków w przypadku obu stanowisk jest podobny w każdym ogłoszeniu. Niektóre ogłoszenia były słowo w słowo identyczne, czyżby rekruter miał leniwy dzień? Z drugiej strony znalezione pojedyncze różnice wynikały, ze specyfiki działalności firmy niż z podziału ról tych stanowisk. Nie czując się usatysfakcjonowany, postanowiłem poszperać dalej.
No i jest! Ile ogłoszeń przejrzałem? Nie wiem, ale znalazłem to czego szukałem. 1 ogłoszenie na dziesiątki posiadało różnice, które wyróżnia kierownika od administratora floty. No dobrze, ale po kolei. Różnice rozwinę Ci poniżej w podsumowaniu o zakresach obowiązków.
Lista najbardziej popularnych punktów z zakresu obowiązków dla obu stanowisk:
- Nadzór nad flotą samochodową.
- Prowadzenie dokumentacji.
- Współpraca z podwykonawcami.
- Przeprowadzanie cyklicznych wymian.
Co jakiś czas się pojawi, ale na końcu i bardzo nie śmiało.
- Wsparcie Użytkowników Pojazdu
Przy ogłoszeniach na Administratora Floty, pojawiały się takie rodzynki:
- Kierowca dla prezesa.
- Mycie pojazdów zarządu.
- Odprowadzanie pojazdów na przegląd.
- Rozliczanie kosztów.
Przy ogłoszeniach na Kierownika Floty, wyróżniające pozycje to:
- Negocjowanie i zakup ubezpieczenia.
- Zamawianie samochodów.
- Rekrutacja i wdrożenie administratorów – 1 ogłoszenie*
- Identyfikowanie i dobór usług wpierających działanie floty – 1 ogłoszenie*
* 1 ogłoszenie, z tych które przejrzałem.
Źródła: pracuj.pl, jooble.pl
Na drugi rzut przegląd rankingów wynagrodzeń dla obu stanowisk.
Zrobiłem przegląd i z kilku portali dowiedziałem się, że:
– Administrator floty zarabia średnio 6000 zł brutto na UoP.
– Kierownik floty zarabia średnio 7000 zł brutto na UoP.
Źródła: wynagrodzenia.pl, money.pl, pensjometr.pl
Różnica nie wielka, pewnie wynika to z zakresu obowiązków oraz z braku wyszczególnienia dużych miast. Z drugiej strony, ciekawostka, iż nie znam Kierownika Floty, który by zarabiał mniej niż 10 000 zł brutto na UoP.
Hmm…przyjdzie czas by zrobić swoje badanie rynku wynagrodzeń w tym obszarze.
Nie zgadzam się z przedstawioną tendencją rynkową, płaca Kierownika ds. Floty Pojazdów to z reguły 30-40% więcej niż Administratora Floty. W takim przypadku mamy patologie, gdzie administrator floty ma mieć chęć do działania i rozwijania swoich kompetencji bez perspektywy gratyfikacji finansowej. Zastanawiam się, jak w takim razie duże firmy budują ścieżki kariery dla tego obszaru stanowisk. Następny temat do zgłębienia na później.
Różnice pomiędzy stanowiskami Administratora Floty, a Kierownika Floty.
Moim zdaniem, różnica pomiędzy ww. stanowiskami jest ogromna. Po pierwsze z punktu widzenia odpowiedzialności, po drugie z punktu widzenia kompetencji do wykonywania danej pracy. Przejdźmy przez mój opis administratora i kierownika, by zakończyć wnioskami.
Administrator Floty
Jako Administrator Floty jesteś specjalistą. Twoimi obowiązkami są działania i realizacja procesów administracyjnych. Specjalista realizuje wcześniej ustalone zadania i priorytety, podąża za procedurami obowiązującymi w firmie. Główne działanie to wsparcie użytkowników i utrzymanie pojazdów. Specjalista zazwyczaj nie posiada decyzyjności w obszarach finansowych, czy zakupowych. Ta decyzja i odpowiedzialność spada na przełożonego. Zazwyczaj przełożonym jest Kierownik Finansów, HR lub Administracji. W firmach posiadających duże floty pojawia się jako przełożony Kierownik Floty.
W ogłoszeniach pojawiają się przedrostki takie jak młodszy czy starszy, jest to w wielu przypadkach uniwersalny zapis stosowany wewnętrznie w danej firmie. Ogólnie oznacza:
| Młodszy Administrator | Administrator | Starszy Administrator |
|---|---|---|
| Osoba bez doświadczenia, przychodząca do pracy na tym stanowisku jest prowadzona za rękę. Realizacji zadań ma się nauczyć, wykonując je pod kontrolą na co dzień. | Osoba z doświadczeniem w procesach administracyjnych. Nie potrzebująca nadzoru w obszarach administracji | Osoba doświadczona, z wieloletnim doświadczeniem. Niejednokrotnie jest w stanie samodzielnie wykonywać obowiązki bez nadzoru. |
| Od 0 do 2-3 lat doświadczenia. | Od 2 lat doświadczenia | To zależy. |
Czym się będziesz zajmować na stanowisku Administratora Floty, już wkrótce w poradniku — zapisz się do newslettera, aby być zawsze dobrze poinformowany.
Jak wspomniałem wcześniej, rolą administratora jest wsparcie i utrzymanie.
Zakres obowiązków Administratora Floty, z którym spotkasz się w pracy, to:
W obszarze wsparcia:
- Wsparcie użytkowników pojazdów w godzinach pracy i / lub poza godzinami pracy.
- Pomoc użytkownikom w kontaktach z serwisem i przy likwidacji szkód komunikacyjnych.
- Pomoc i wsparcie użytkowników w postępowaniu podczas kolizji, wypadków i innych zdarzeń drogowych.
W obszarze utrzymania:
- Dbanie o bieżące wymogi serwisowania pojazdów.
- Likwidacja szkód komunikacyjnych.
- Odpowiadanie na wnioski o udostępnienie danych przez organy uprawnione.
- Odbiór i przekazanie pojazdów w tym na terenie kraju i / lub poza granicami.
- Prowadzenie ewidencji i utrzymywanie dokumentacji.
- Przeprowadzanie sezonowych aktywności, takich jak sezonowa wymiana opon.
- Prowadzenie cyklicznych szkoleń dla użytkowników.
- Dbanie o przestrzeganie polityk, regulaminów i procedur w zakresie floty.
Nie mniej pojawią się sporadycznie takie obowiązki jak, kierowca zarządu lub odprowadzanie pojazdów na serwis. Nie widzę w tym nic, złego. Spotkałem się także, z tym że administrator floty zajmował się samochodem współmałżonka właściciela firmy. Tutaj, jeżeli jest podstawa prawna, to nie ma przeciwwskazań.
Jak widać powyżej, większość zadań na co dzień to administracja i powtarzalne czynności. Które w dużej mierze mogą być usprawnione poprzez zautomatyzowane, bez specjalistycznej wiedzy IT albo wiedzy eksperckiej w zakresie Excela. O tym jak, znajdziesz w innych poradnikach lub newsletterze.
I tu przechodzimy dalej do Kierownika Floty.
Kierownik Floty
Jako Kierownik Floty jesteś lub będziesz odpowiedzialny za rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji. Dalej jest nadzór i dbanie o prawidłową realizację usług wewnętrznych i zewnętrznych. Jako Kierownik Floty masz decyzyjność finansową i zakupową w ramach ustalonych ram w firmie. Najczęstszą pożądaną cechą jest samodzielność, dalej umiejętność zarządzania pracą swoją i często innych. Twoją pracą jest utrzymywanie dobrych relacji z dostawcami, reagowanie na zmieniające się potrzeby firmy i proponowanie rozwiązań. Prowadzenie procesów zakupowych i negocjacje umów. Przygotowanie budżetu i dbanie o koszty floty. Za swoje decyzje odpowiadasz przed zarządem, prezesem lub członkiem zarządu np. kierownikiem finansowym.
W skrócie rolą Kierownika Floty jest utrzymanie, nadzór i zarządzanie.
Zakres obowiązków Kierownika Floty, z którym spotkasz się w pracy, to:
W obszarze utrzymania:
- Dbanie o bieżące wymogi serwisowania pojazdów.
- Likwidacja szkód komunikacyjnych.
- Odpowiadanie na wnioski o udostępnienie danych przez organy uprawnione.
- Odbiór i przekazanie pojazdów w tym na terenie kraju i / lub poza granicami.
- Prowadzenie ewidencji i utrzymywanie dokumentacji.
- Przeprowadzanie sezonowych aktywności, takich jak sezonowa wymiana opon.
- Prowadzenie cyklicznych szkoleń dla użytkowników.
W obszarze nadzoru:
- Dbanie o przestrzeganie polityk, regulaminów i procedur w zakresie floty.
- Nadzór nad prawidłowym wykonem usług przez dostawców.
- Dbanie o relacje z dostawcami.
- Identyfikacja i bieżące zaspokojenie potrzeb firmy.
- Kontrola kosztów.
W obszarze zarządzania:
- Bieżące rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji zakupowych.
- Negocjacja i realizacja usług flotowych.
- Przeprowadzanie konkursów i przetargów.
- Rekrutacja i szkolenie pracowników.
- Kreowanie standardów floty.
- Przygotowanie, przegląd polityk i regulaminów.
Często Kierownik Floty łączy w sobie funkcje administratora. Zakres obowiązków nie odda w pełni kompetencji potrzebnych na tym stanowisku. Często jest to praca w stresujących warunkach, bo Kierownik Floty to strażak do gaszenia pożarów, a w prowadzeniu floty takich jest nie mało.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że różnica jest już bardziej wyraźna. Czy to oznacza, że takie same obszary w zakresie obowiązków są błędne? Nie, nie są. Widząc w zakresie obowiązków „współpraca z podwykonawcami”, mamy tu takie przypadki:
- Dla Administratora to zgłaszanie i przypilnowanie realizacji usług.
- Dla Kierownika to nadzór czy usługa została prawidłowo wykonana, dbanie o relacje z dostawcą i negocjacje usług.
Po prostu obszar jest ogólny, ale oczekiwania inne. Stąd czasem spotykam się z sytuacją, gdzie Administrator nie może znaleźć nowej pracy. Staję się dlatego, że ogłoszenia są podobne, ale oczekiwania inne.
Dziękuje, że tu dotarłaś/eś. Mam nadzieje, że artykuł był interesujący. Masz pytania, napisz przez formularz kontaktowy, odpowiadam na każdą wiadomość.
